El fantasma del coronavirus lleva recorriendo varias semanas nuestros telediarios, y finalmente parece que se ha instalado entre nuestra población. Además de las precauciones higiénicas propias que todos debemos tomar para evitar propagar el virus, como lavarnos las manos asiduamente, o evitar el contacto dentro de lo posible con la población de riesgo, una que surge dentro de las empresas es la de apostar por el teletrabajo. Y aunque no es una medida que se pueda imponer de forma generalizada, ya que muchos sectores es necesario la presencia física para ejercer su labor, en otros se puede llevar a cabo de forma sencilla.
Por eso, queremos aprovechar la experiencia que tenemos en SiloCreativo sobre el trabajo en remoto, ya que lo llevamos haciendo desde hace varios años, y centrarnos en las herramientas que usamos diariamente. Con este artículo queremos aportar nuestro granito de arena para aquellas empresas que nunca han aplicado el teletrabajo, y que no tienen claras cuales son las aplicaciones que pueden usar para adaptarse de la forma más suave a este nuevo escenario.
La mayoría de estas herramientas son multiplataforma, por lo que pueden usarse tanto en Windows como en Mac, además de tener su versión para smartphone. Incluso alguna de ellas se pueden ejecutar directamente desde el navegador web, por lo que ni siquiera será necesario instalarla en los dispositivos de nuestro hogar. Esto nos permite una flexibilidad de movimiento total, además de ahorrarnos incompatibilidades de sistemas operativos o problemas con las actualizaciones.
Nuestras herramientas para teletrabajo
A continuación, os queremos mostrar algunos de los programas que usamos en SiloCreativo para diversos escenarios. Ya sea para comunicarnos, organizarnos, compartir archivos o diseñar, nos ayudan a que, a pesar de no estar juntos físicamente, podamos trabajar de forma conjunta y al unísono, sin que haya quebraderos de cabeza.
Por supuesto, y como sabemos que no es una lista escrita en piedra, también queremos citar programas alternativos a los que nosotros usamos, pero que cumplen una tarea similar y que quizás se adapten mejor a ti o a tu empresa. Porque, al fin y al cabo, la meta debe ser estar lo más cómodo posible con estas herramientas, y que no den los mejores resultados para el uso que vamos a darle.
Slack – Mensajería y comunicación
Slack es la principal herramienta que utilizamos en Silo para comunicarnos entre nosotros. Slack se organiza principalmente en dos niveles. El principal es espacio de trabajo, y dentro de cada espacio de trabajo se pueden crear diferentes canales. Cada usuario individual puede tener varios espacios de trabajo de diferentes ámbitos según sus intereses profesionales, como por ejemplo, el Slack de WordPress España. Si tu empresa en muy grande, es posible crear un espacio de trabajo por departamento, y cada uno de ellos tendrán los canales correspondientes para cada proyecto.
Como en Silo no somos tantos, solo tenemos un espacio de trabajo, y un canal por proyectos, además de canales para conversaciones internas o de administración. Lo bueno que tienen estos canales es que solo pueden entrar en ellos quien el administrador decida o invite. Por lo que gente que no este trabajando en cierto proyecto no puede entrar en su canal. Hablando de los canales, podemos anclar conversaciones para que sean de fácil acceso, compartir archivos o añadir aplicaciones. Estás aplicaciones no son mas que complementos que podemos instalar, y que tienen diferentes usos. Desde que aparezca una notificación al subir un archivo a Dropbox, crear encuestas, avisos de calendario, etc. Por supuesto, también podemos enviar un mensaje directo a cualquier usuario de nuestro Slack, que será completamente privado. Aparte, podremos realizar llamadas y videollamadas tanto de persona a persona como grupales.
No nos olvidamos comentar los planes de precios disponibles. En la versión gratuita, tenemos acceso a los últimos 10.000 mensajes de conversaciones, instalación de 10 aplicaciones y videollamadas individuales. En versiones de pago superiores, añadiremos acceso a mensajes ilimitados, videollamadas grupales, espacios de trabajo ilimitados, cuentas de invitado o canales compartidos, entre otras mejoras. Slack está disponible para Windows, Mac, Android, iOs y Linux, además de poder acceder a él a través del navegador web.
- Alternativas – Microsoft Teams, Hangouts Chat
Asana – Gestión de tareas y proyectos
Con Asana podemos crear un tablón virtual, con el que asignar a cada usuario sus tareas dentro de un proyecto y su fecha límite de entrega. Y el usuario asignado puede dejar constancia de sus avances, compartirlos y avisar a cualquier miembro del equipo si llegará a la fecha de entrega.
Como en Slack, se hay diferentes espacios de trabajo, y dentro de ellos se crean las diferentes tareas. Su visualización en formato calendario es clara y sencilla, por lo que simplemente con un código de colores podemos saber a que espacio de trabajo corresponde cada tarea. Asana dispone de varios complementos, como el que permite su integración en Slack. Así, cada vez que haya una actualización de una tarea en Asana, aparecerá en Slack una notificación en el canal correspondiente. Una excelente forma de tener todo centralizado, y que lleguen los avisos a todos los compañeros.
Asana está disponible tanto a través del navegador, como mediante aplicación nativa en Windows y Android.
Toggl – Contabilización de tiempo
Quizás uno de los miedos que pueden surgir al trabajar en remoto es saber el tiempo que le dedicamos a cada proyecto. O que no perdamos el tiempo al trabajar desde casa. Pero gracias a Toggl, podemos tener un control sobre como controlamos y gestionamos nuestro tiempo de trabajo. Es nuestro propio pomodoro virtual.
Con solo pulsar un botón empezará a contar el tiempo, y no parará hasta que lo volvamos a pulsar. Eso si, no es un contabilizador tonto. Cada vez que cliquemos, nos pedirá que asignemos ese tiempo a un proyecto, y que añadamos una pequeña descripción. Así, tendremos unos datos veraces sobre el tiempo dedicado a cada proyecto o tarea en nuestro horario laboral. Esto es excelente para aquellos proyecto que se presupuestan por horas, ya que en pocos clics la persona encargada de emitir las facturas podrá ver el tiempo total dedicado para el proyecto, y el particular para cada una de sus partes.
Toggl está disponible como aplicación para Windows, Mac, Android, iOs y Linux, aunque personalmente hago uso de la extensión para navegador web, ya que me resulta más cómoda al tener el navegador abierto gran parte de mi tiempo.
- Alternativas – Workpuls
Dropbox / OneDrive – Archivos en la nube
Los servicios en la nube son un gran aliado, tanto de forma personal como profesional. Nos permiten compartir archivos con otras personas, o entre diferentes dispositivos, y tenerlos siempre a mano. En esta ocasión voy a nombrar dos, ya que los uso en cuestiones laborales, pero en dos situaciones. El primero es el conocido Dropbox, que es el que usamos en Silo para compartir archivos entre nosotros. Como en cualquiera de estos servicios, dispone de planes de pago para aumentar la capacidad de nuestro disco en la nube.
Y el segundo es OneDrive. Aunque el servicio de Microsoft no es tan conocido, al venir preinstalado con Windows no hay que buscarlo. El uso que hago de OneDrive es para mi trabajo personal. Es decir, lo utilizo para almacenar los archivos de los proyectos en los que estoy trabajando pero que no van a hacer uso de ellos el resto del equipo. Por ejemplo, mientra creo un diseño web, o para almacenar los artículos que escribo en Silo. También sirve para descongestionar el almacenamiento de Dropbox, y que no les aparezca una notificación a mis compañeros cada vez que hago cualquier cambio.
- Alternativas – Google Drive, ownCloud
Figma – Diseño colaborativo
Por último, un software más dedicado al ámbito del diseño web y no tan generalista como los anteriores. En más de una ocasión hemos mencionado programas de bocetado de diseño web, como Affinty Designer o Adobe XD, pero con Figma tenemos una herramienta excelente para crear diseños web que destaca por su acercamiento a la creación colaborativa. Con Figma podemos tener abierto varias personas al mismo tiempo un mismo archivo de trabajo, y estar a la vez editando sin ningún tipo de problema. O simplemente entrar y hacer una anotación sobre cualquier parte del diseño para cuando entre otra persona pueda verlo.
Por otra parte, podemos crear un link al archivo, y compartirlo para que otra persona pueda verlo y/o editarlo. Esto es perfecto para poder enseñarle un proyecto a cualquier cliente y que lo vea en su navegador, ya que no es necesario que tenga Figma ni que esté registrado. Incluso de poder hacer cambios en vivo mientras lo ve.
Figma está disponible de forma gratuita, y dispone de planes de pago con los que podemos crear más proyectos, compartirlos con más personas y aumentar el espacio que tenemos disponible en la nube para almacenarlos. Podemos instalarlo en Windows, Mac, Android, iOs y Linux, o usarlo directamente desde el navegador.
Este es el listado que queríamos enseñaros hoy sobre las diferentes herramientas que usamos en SiloCreativo para que nuestro flujo de trabajo sea el más óptimo posible, a pesar de no estar físicamente en el mismo espacio. Ya sea para comunicarnos, organizarnos o diseñar, nos permite que el trabajo en remoto sea eficaz, ya lo hagamos de forma temporal por circunstancias como la actual, o lo adoptemos de forma definitiva. Y por supuesto, también podéis hacer uso de estos programas aunque no trabajéis en remoto.
Seguro que sois muchos los que nos leéis y hacéis teletrabajo. ¿Cuales son las herramientas que más utilizáis?. ¿O aquellas que habéis descubierto y que se han convertido en imprescindibles?. Como siempre, están los comentarios abiertos para que nos digáis vuestras experiencias en este tema, vuestras recomendaciones o dudas.
